端的に質問に答える

上司や顧客からの質問に上手に答えることは社会人にとって必須のスキルです。今回は「端的に質問に答える」をテーマに、どうすれば端的に質問に答えることができるようになるのか具体的な方法を紹介します。

あなたは端的に質問に答えられているか？セルフチェック表

端的に質問に答えるとは

1. 「端的に質問に答える」とはこういうこと
   具体的にどういう話し方ができていれば「端的に質問に答える」ことができているのでしょうか？結論、以下を満たす話し方ができていればOKです。
   • 相手が知りたいことは何か正確に把握できている
   • 相手の知りたいことにまっすぐ答えている
   • 要点を絞って必要最低限の言葉数で答えている
2. 相手の知りたいことは何か正確に把握できている
   • まずは質問されていることが何なのか分かっていないと適切に答えることができません。
   • 上司や顧客にも色々な人がいますので、中には何を聞きたいのか分からない質問をしてくる人がいるかもしれませんが、大抵が以下に関する質問ですので参考にしてください。
     • なに
     • なぜ
     • どこ
     • いつ
     • だれ
     • どう
     • Yes/No
3. 相手の知りたいことにまっすぐ答えている
   • 相手が聞きたいことを把握出来たら、その質問に対してストレートに答えましょう。
   • 答えの選択肢は以下の2つしかありません
     • 質問に対してストレートに答える
     • 分かりませんと答える。この場合は、相手に追加のアクションを促す。（質問をもう少し詳しく教えてほしいのか、前提や質問の背景がわからないと答えられないと伝えるのか）
   • Yes/Noクエスチョンなのに、Yes/No以外の言葉を最初に話し始めることや、理由を聞かれた際に言い訳を話し始めることなどは絶対にNGです。
4. 要点を絞って必要最低限の言葉数で答えられている
   • 要点を絞って話すには以下の方法で話しましょう。
     • 箇条書きのイメージで話す
     • 一つの文章は30秒以内に収まる文字数で話す
     • とにかく言い切る
   • 必要最低限の言葉数で答えるには以下に注意しましょう
     • 形容詞は可能な限り削る
     • 言い訳・自分の感情・苦労話は絶対に話さない
   • 「あー」とか「えーっと」とか言わない
5. 具体例
   • （上司）：●●のプロジェクトの進捗はどうなっていますか？たしか明日が期限のはずですが間に合いそうですか？
   • OK例（聞かれたことにストレートに答えて、要点も絞れている）
     • （あなた）：そのプロジェクトは半日の遅れが出るかもしれないと先ほど担当者から連絡をもらいました。原因は悪天候の影響で物流に遅れが生じていることと聞いています。現在、担当者に詳細な状況を確認してもらっていますので、遅延が出るか否かはっきり分かったらすぐに報告させていただきます。
   • NG例（言い訳やどうでもいい話が多い。何が言いたいのかよく分からない。）
     • （あなた）：すみません、急いでご報告に行こうと思ったのですが、お客様から電話が掛かってきてしまって。。。実は先ほど外出先から帰った時に担当者から電話をもらったのですが、なにやらプロジェクトに遅れが出るかも、と。。。えーっと、とりあえず様子見した方がいいですかね？遅れると各部署に影響が出るかもしれないので心配ではあるのですが、この天気ですし。。。

「端的に質問に答える」の身に着け方

1. 答える前に一呼吸おいて質問された内容を頭の中で整理する
   • 以下のどれに該当する質問が整理する
     • なに
     • なぜ
     • どこ
     • いつ
     • だれ
     • どう
     • Yes/No
2. 質問に対する答えを思い浮かべる
3. 話すのはゆっくりでいいので、30秒程度で話せる一文を一つずつ、じっくりと話す